Underhållsplanen: Föreningens viktigaste framtidsdokument

För många styrelser är underhållsplanen ett dokument som tas fram, sätts i en pärm och sedan glöms bort. Men i själva verket är en levande och väl genomarbetad underhållsplan föreningens absolut viktigaste verktyg för att säkra fastighetens värde och undvika framtida ekonomiska kriser. Den är er färdplan för fastighetens framtid.

Vad är en underhållsplan (egentligen)?

En underhållsplan är en långsiktig plan (ofta 10-50 år) som specificerar vilket underhåll fastigheten behöver, när det behöver utföras och, viktigast av allt, vad det beräknas kosta. Det är helt enkelt en att-göra-lista och en sparplan för er fastighet.

Lagen kräver att alla bostadsrättsföreningar har en underhållsplan, men dess verkliga värde ligger inte i att uppfylla ett lagkrav, utan i att ge styrelsen kontroll och framförhållning.

Vad ska en bra underhållsplan innehålla?

En användbar underhållsplan är mer än bara en lista på årtal. Den bör bygga på fyra grundpelare:

1. En teknisk besiktning: Grunden för hela planen är en professionell statusbesiktning av fastigheten. Att låta en oberoende besiktningsman gå igenom allt från tak och fasad till stammar och värmesystem ger er en objektiv bild av fastighetens skick och underhållsbehov.

2. En konkret åtgärdslista: Baserat på besiktningen, lista alla planerade underhållsåtgärder. Exempel: “Byte av takpannor”, “Relining av avloppsstammar”, “Målning av trapphus”.

3. En tydlig tidsplan: När ska varje åtgärd genomföras? Vissa saker är akuta, andra kan vänta i 10 eller 20 år. Tidsplanen hjälper er att prioritera.

4. En realistisk kostnadsuppskattning: Vad kommer varje åtgärd att kosta? Detta är den absolut viktigaste delen. Ta in riktpriser från branschen för att få en så realistisk bild som möjligt. Glöm inte att räkna upp dessa kostnader med en uppskattad inflation för framtida projekt.

Från dokument till verklighet: Så använder ni planen aktivt

En underhållsplan gör ingen nytta i en pärm. Den måste vara ett levande verktyg som används aktivt i styrelsearbetet.

• Koppla den till årsbudgeten: Underhållsplanen talar om hur mycket pengar ni borde spara varje år för att ha råd med framtida renoveringar. Denna siffra (avsättning till underhållsfonden) måste vara en central post i er årsbudget. (Läs vår guide om vanliga budgetmisstag här).

• Använd den för att sätta avgifterna: Om planen visar på stora kommande utgifter, kan det vara nödvändigt med små, proaktiva avgiftshöjningar idag för att undvika en chockhöjning i framtiden.

• Använd den för upphandling: När det närmar sig dags för ett planerat underhåll (t.ex. fönsterbyte), kan ni i god tid börja arbetet med att ta in och utvärdera offerter.

En underhållsplan utan finansiering är bara en önskelista

Att ha en teknisk plan är en sak. Att säkerställa att det finns pengar på kontot när taket väl ska bytas är en helt annan. Det är här den ekonomiska förvaltningen blir helt avgörande.

Att koppla underhållsplanen till en långsiktig finansiell strategi, budget och kassaflödesanalys är kassörens viktigaste uppgift. Men vem i en ideell styrelse har den tiden och expertisen?