Checklista för en lyckad årsstämma i er BRF

Årsstämman är föreningens högsta beslutande organ och en av styrelsens viktigaste uppgifter att arrangera. Det är också ett möte omgärdat av lagar och regler där formalia är A och O. Ett misstag i processen kan i värsta fall leda till att stämmans beslut blir ogiltiga. Med denna checklista säkerställer ni en smidig, korrekt och lyckad årsstämma.

 

Fas 1: Förberedelserna (allt innan mötet)

Det absolut viktigaste arbetet sker veckorna och månaderna innan själva stämman.

  • [ ] Sätt datum i tid: Kontrollera era stadgar. De anger när årsstämman senast måste hållas (oftast inom sex månader från räkenskapsårets utgång). Boka lokal och datum i god tid.

  • [ ] Färdigställ årsredovisningen: Årsredovisningen är det centrala dokumentet. Se till att den är färdigställd, granskad av styrelsen och överlämnad till revisorerna med gott om tidsmarginal. (Läs vår checklista för bokslutet här).

  • [ ] Hantera motioner korrekt: Stadgarna anger när medlemmarnas motioner (förslag) senast måste vara styrelsen tillhanda. Styrelsen måste sedan bereda varje motion och lämna ett eget yttrande med förslag till beslut (bifall, avslag eller anse motionen besvarad). Detta yttrande ska skickas ut tillsammans med kallelsen.

  • [ ] Förbered kallelsen: Detta är ett kritiskt juridiskt dokument. Kontrollera stadgarna för exakt hur och när kallelsen ska distribueras (oftast 2-4 veckor före stämman). Kallelsen måste innehålla:

    • Tid och plats för stämman.

    • En tydlig dagordning.

    • Alla viktiga beslutsunderlag, inklusive årsredovisningen, revisionsberättelsen och styrelsens yttranden över motionerna.

 

Fas 2: Genomförandet (under själva stämman)

Under stämman är det viktigt att följa dagordningen och de formella reglerna för att säkerställa att alla beslut blir giltiga.

  • [ ] Upprätta en röstlängd: Det första som sker är att man fastställer vilka medlemmar som är närvarande och har rösträtt. Detta dokument, röstlängden, är avgörande.

  • [ ] Välj funktionärer: Stämman måste välja en ordförande för mötet (behöver inte vara styrelsens ordförande), en protokollförare och justerare.

  • [ ] Följ dagordningen: Stämmoordförandens viktigaste uppgift är att leda mötet enligt den utsända dagordningen. Inga nya beslutsärenden får läggas till.

  • [ ] Notera beslut noggrant: Protokollföraren måste tydligt notera vilka beslut som fattas och (om det behövs) med vilka röstsiffror. Detta är särskilt viktigt vid omröstningar som inte är enhälliga.

 

Fas 3: Efterarbetet (när mötet är slut)

Jobbet är inte slut när mötet är över. Nu ska allt dokumenteras och verkställas.

  • [ ] Skriv och justera protokollet: Protokollet ska skrivas rent och sedan justeras (skrivas under) av stämmoordföranden och de valda justerarna.

  • [ ] Gör protokollet tillgängligt: När protokollet är justerat och klart ska det hållas tillgängligt för alla medlemmar. Kontrollera vad era stadgar säger om hur detta ska ske (t.ex. på hemsidan, i trapphuset eller hos styrelsen).

  • [ ] Verkställ besluten: Styrelsen är nu ansvarig för att genomföra de beslut som stämman har fattat. Detta kan innebära allt från att välja in nya ledamöter till att påbörja ett projekt som en motion föreslagit.

 

Ett felfritt ekonomiskt underlag är grunden för en lugn stämma

Den punkt på årsstämman som ofta skapar mest diskussion är granskningen av ekonomin och beslutet om ansvarsfrihet för styrelsen. Att kunna presentera en årsredovisning som är tydlig, korrekt och utan anmärkningar från revisorn är den bästa grunden för en smidig och konfliktfri stämma.