Undvik dyra fällor: En guide till avtalshantering för BRF-styrelser

En bostadsrättsförening är som ett företag med många leverantörer. Allt från fastighetsskötsel och sophämtning till el och försäkringar styrs av avtal. Att ha en strukturerad process för att hantera, utvärdera och omförhandla dessa avtal är avgörande för föreningens ekonomi. Att låta gamla avtal löpa på av ren vana är ofta ett recept på onödigt höga kostnader.

 

Steg 1: Skapa ett Avtalsregister – Få överblick

Det första och absolut viktigaste steget är att veta vilka avtal ni faktiskt har. Många styrelser saknar en central överblick, vilket gör det omöjligt att agera proaktivt.

  • Skapa ett enkelt kalkylark: Gör ett dokument (t.ex. i Excel eller Google Sheets) med följande kolumner:

    • Typ av avtal (t.ex. Fastighetsskötsel)

    • Leverantör

    • Årskostnad

    • Avtalets slutdatum / Uppsägningstid (absolut viktigast!)

  • Samla alla avtal: Se till att ni har digitala kopior av alla avtal samlade på en säker och gemensam plats.

  • Sätt påminnelser i kalendern: För varje avtal, lägg in en påminnelse i styrelsens kalender 3-6 månader innan sista uppsägningsdatum. Detta är ert fönster att agera.

 

Steg 2: Upphandla smart – Konsten att jämföra äpplen med äpplen

När ett avtal närmar sig sitt slutdatum, säg inte bara upp det. Använd tillfället till att göra en ordentlig upphandling.

  • Kravställning: Innan ni kontaktar någon, definiera exakt vad ni behöver. Vilka tjänster ska ingå i fastighetsskötseln? Hur ofta ska trappan städas? En tydlig kravspecifikation är avgörande för att få jämförbara offerter.

  • Ta in minst tre offerter: Kontakta minst tre olika leverantörer och be dem offerera baserat på er kravspecifikation. Detta ger er en tydlig bild av den aktuella marknadspriset.

  • Titta inte bara på priset: Utvärdera även leverantörernas referenser, stabilitet och kvalitet. Den billigaste offerten är inte alltid den bästa i längden.

 

Steg 3: Läs det finstilta – Fallgropar att undvika

Ett avtal kan se bra ut vid första anblicken, men djävulen sitter ofta i detaljerna. Var extra uppmärksam på följande klausuler:

  • Automatisk förlängning: Många avtal förlängs automatiskt med 12 månader om de inte sägs upp skriftligen en viss tid i förväg. Detta är den vanligaste fällan som låser fast föreningar i dyra, gamla avtal.

  • Indexering och prisjusteringar: Hur och när får leverantören höja priset? Är det kopplat till ett visst index? Se till att detta är tydligt specificerat så att ni undviker plötsliga prishöjningar.

  • Vad ingår (och vad ingår inte)? Specificera så mycket som möjligt. I ett städavtal, ingår fönsterputs? I ett snöröjningsavtal, ingår sandning? Otydligheter här leder ofta till dyra extrafakturor.

 

Vem har rätt att skriva under?

En viktig formell detalj är vem som har rätt att teckna avtal för föreningens räkning. Detta kallas att vara firmatecknare. Vanligtvis tecknas firman av “styrelsen i förening” eller “två styrelseledamöter i förening”. Kontrollera vad som är registrerat för er förening hos Bolagsverket och se till att alla avtal signeras av rätt personer.

 

Professionell upphandling sänker era största kostnader

Att löpande och systematiskt utvärdera och omförhandla föreningens avtal är ett av de mest effektiva sätten att hålla nere driftkostnaderna – och därmed medlemmarnas avgifter. Men det är ett tidskrävande arbete som kräver både struktur och förhandlingsvana.