“Den arga lappen i hissen” – En guide till konflikthantering i en BRF

Alla som suttit i en styrelse känner igen det: klagomål om tvättstugan, osämja mellan grannar eller en arg motion till årsstämman. Att bo tätt inpå varandra skapar oundvikligen friktion. För styrelsen kan det vara en av de mest energikrävande uppgifterna att hantera dessa konflikter. Men med rätt strategi kan ni förvandla problem till lösningar och bygga en starkare gemenskap.

 

Principen om Lika Behandling: Styrelsens Neutrala Roll

Det absolut viktigaste att komma ihåg är att styrelsen inte är en domstol. Er roll är inte att avgöra vem som har “rätt” eller “fel” i en dispyt mellan två grannar. Er roll är att agera neutralt och opartiskt, och att konsekvent tillämpa föreningens stadgar och trivselregler för alla medlemmar.

Att ta parti i en grannfejd är ett av de största misstagen en styrelse kan göra. Det undergräver omedelbart ert förtroende.

 

En Praktisk Metod i 4 Steg: Lyssna, Utred, Agera, Dokumentera

När ett klagomål kommer in, oavsett om det är via mail, telefon eller en arg lapp, undvik att reagera känslomässigt. Följ istället en strukturerad process.

1. Lyssna aktivt och bekräfta
Den som klagar är ofta upprörd och vill i första hand bli hörd.

  • Gör: Lyssna på hela deras historia utan att avbryta. Bekräfta att ni har mottagit deras klagomål och att ni tar det på allvar. Ge en tidsram: “Tack för att du hörde av dig. Vi kommer att diskutera detta på vårt nästa styrelsemöte och återkommer till dig inom två veckor.”

  • Gör inte: Lova en specifik lösning eller hålla med om deras åsikter. Förbli neutral.

2. Utred objektivt
Nu är det dags för detektivarbete.

  • Handlar det om ett brott mot stadgar/regler? Kontrollera vad föreningens egna dokument säger. Om någon klagar på att grannen grillar på balkongen, vad säger era trivselregler om det?

  • Är det en återkommande störning? Be den som klagar att föra en enkel loggbok över när störningen sker (datum och tid). Detta är avgörande om ni behöver eskalera ärendet.

  • Hör den andra parten: Om det är en konflikt mellan två medlemmar, kontakta den anklagade parten på ett neutralt sätt. Säg: “Vi har fått in en synpunkt om ljud från din lägenhet sent på kvällarna. Vi vill bara göra dig medveten om detta.” Undvik att anklaga.

3. Agera proportionerligt
Baserat på er utredning, välj rätt åtgärd.

  • Om inga regler har brutits: Meddela båda parter detta på ett vänligt men bestämt sätt och förklara att det är en fråga de måste försöka lösa sinsemellan.

  • Om en regel har brutits: Skicka en formell men vänlig påminnelse till den berörda medlemmen. Om störningen är allvarlig och upprepad, kan ni behöva skicka en formell rättelseanmaning (anlita juridisk hjälp för detta).

  • Om det är ett allmänt problem: Kanske klagomålet belyser en otydlighet i era regler? Då kan styrelsens åtgärd vara att förtydliga trivselreglerna och informera alla medlemmar.

4. Dokumentera allt
All kommunikation i ett klagomålsärende bör sparas. Detta är ert skydd om ärendet skulle eskalera. Notera datum, vem ni pratat med och vad som sades eller beslutades.

 

Förebygg konflikter med god kommunikation

Det bästa sättet att hantera konflikter är att se till att de aldrig uppstår. Proaktiv och tydlig kommunikation är ert bästa verktyg.

  • Informera regelbundet: Använd nyhetsbrev eller anslagstavlor för att informera om kommande projekt (som kan medföra störningar), påminna om viktiga regler och dela med er av vad styrelsen arbetar med.

  • Håll reglerna levande: Se över era trivselregler en gång om året. Är de fortfarande relevanta och tydliga?

  • Synliggöra kostnader: Många konflikter bottnar i okunskap om föreningens ekonomi. Genom att öppet redovisa vad saker kostar (t.ex. “Varje extra vända med grovsoporna kostar oss 5000 kr”) skapar ni en större förståelse och ett gemensamt ansvar.

 

Frigör tid från konflikter – fokusera på värdeskapande

Att hantera klagomål och administration kan lätt sluka all styrelsens tid och energi – tid som istället skulle kunna läggas på att utveckla föreningen och sänka kostnader.