Nyhetsbrevet som faktiskt blir läst: 5 tips för bättre kommunikation i er BRF

Information som inte når fram är en av de vanligaste källorna till frustration och rykten i en bostadsrättsförening. Ett välskrivet och regelbundet nyhetsbrev är styrelsens absolut bästa verktyg för att skapa en informerad, trygg och engagerad medlemsgrupp. Men hur skriver man ett brev som folk faktiskt vill läsa? Här är fem enkla tips.

 

1. Relevans framför allt: Vad bryr sig medlemmen om?

Ett nyhetsbrev är inte ett styrelseprotokoll. Den största nyckeln till engagemang är att fokusera på information som direkt påverkar medlemmarnas vardag och boende.

  • Prioritera detta:

    • Praktisk information: “Påminnelse: Sotning sker på tisdag.” “Soprummet kommer att vara stängt för underhåll.”

    • Pågående projekt: Korta uppdateringar om renoveringar eller underhåll. “Fönsterbytet pågår enligt plan.”

    • Beslut som påverkar: “Från och med nästa månad gäller nya regler för bokning av tvättstugan.”

  • Undvik detta: Långa, interna resonemang från styrelsemöten. Fokusera på resultatet, inte den detaljerade processen.

 

2. Tonalitet: Skriv som en granne, inte en myndighet

Ett stelt och byråkratiskt språk skapar distans. Målet är att bygga en gemenskap.

  • Var personlig och välkomnande: Inled gärna med “Hej grannar!” eller “Information till alla boende”.

  • Använd ett enkelt språk: Undvik tekniska facktermer och krångliga formuleringar. Förklara saker på ett sätt som alla kan förstå.

  • Var positiv (när det går): Lyft fram positiva nyheter! “Tack vare allas hjälp med sopsorteringen har vi sänkt våra kostnader.”

 

3. Struktur och läsbarhet: Ingen läser en vägg av text

Vi skannar information på nätet, vi läser inte från början till slut. Gör det enkelt för läsaren att snabbt hitta det som är relevant för dem.

  • Använd tydliga rubriker: Dela upp brevet i korta sektioner med informativa rubriker.

  • Använd punktlistor: Perfekt för att sammanfatta information (precis som den här listan!).

  • Håll styckena korta: Sikta på max 3-4 meningar per stycke.

 

4. Regelbundenhet skapar vana

Oregelbundna utskick som kommer “då och då” tenderar att ignoreras. En förutsägbar tidplan skapar en vana hos läsaren.

  • Bestäm en frekvens: Är det en gång i månaden eller en gång i kvartalet? Välj det som passar er arbetsbörda.

  • Håll er till den: Skicka ut brevet vid ungefär samma tidpunkt varje gång, till exempel den första måndagen i månaden. Medlemmarna kommer att lära sig när de kan förvänta sig information.

 

5. Tydlig avsändare och enkel kontaktväg

Det måste vara glasklart vem informationen kommer ifrån och hur man kan ställa följdfrågor.

  • Avsändare: Ange alltid “Styrelsen i BRF [Föreningsnamn]” som avsändare.

  • Kontaktväg: Avsluta alltid brevet med en tydlig uppmaning om hur medlemmarna bäst kontaktar styrelsen. “Har du frågor? Vänligen kontakta oss via e-post på styrelsen@ … eller lägg en lapp i vår brevlåda.”

 

Gör den ekonomiska kommunikationen enkel och transparent

En av de viktigaste, och svåraste, delarna att kommunicera är föreningens ekonomi. Att på ett enkelt sätt förklara budget, avgiftsnivåer och resultat skapar ett enormt förtroende hos medlemmarna.